La mayoría de los aspectos que hacen que una comunicación sea completa y eficaz, son invisibles. Tanto, que no hablamos mucho de ellos y en consecuencia los ignoramos.
Practicamos la comunicación, entendiéndola como un conjunto de “decires” y “oíres”, basados en la capacidad de escoger unas palabras que expresan nuestra idea y la de oír lo que el otro dice, la mayoría de las veces filtrado por nuestras propias ideas, que pueden tener algo o nada que ver, con lo que el otro está diciendo.
Y entonces, vienen los reprocesos, los malentendidos y los malestares personales que nos distancian.
Al menos en el lugar de trabajo, es ideal que la comunicación se circunscriba a los hechos y datos, para reducir la personalización que nos adentra en conflictos con los otros. Y claro, como siempre he recomendado, en todo caso es necesario conocer un poco de los intereses de las personas de nuestro equipo, para comprender cómo la organización y nosotros mismos como líderes, podemos ayudarles a potenciar sus conocimientos, habilidades y reconocimiento profesional.
Dejando de lado lo anterior, si con frecuencia encontramos que nuestros mensajes no están siendo comprendidos en su totalidad o no se logran los objetivos, quiero invitar al lector a pasar sus interacciones con las personas de su equipo, por un tamiz de seis elementos, para identificar en dónde se están quedando las ideas que queremos lleguen a nuestra gente:
- Intercambiar contextos: ¿Qué sabe la otra persona del tema que vamos a hablar? ¿Qué sé yo de lo que me quiere decir? Enviar materiales de antemano, dar y recibir contexto sobre lo que vamos a hablar o invertir unos minutos de la agenda en ponernos al tanto de los antecedentes que conocemos antes de entrar en materia, va a sensibilizar a la otra persona y reducir algunos malentendidos.
- Preguntar con curiosidad e interés: Nuestra actitud de querer entender la circunstancia del otro, sus anhelos y desafíos por sí misma, enriquecerá la cantidad y tipo de preguntas que podemos hacer, para nutrir la conversación con información que permita dialogar, debatir o decidir. La aceptación rápida de las respuestas que obtenemos limita la conversación a las creencias de la otra persona impidiendo considerar puntos de vista y caminos de acción diferentes a los habituales
- Escuchar con atención: Puede ser un hábito negativo preguntar y adentrarnos justo en el momento de la respuesta en nuestras creencias y preocupaciones, dejando de escuchar. Y cuando volvemos 30 segundos después al supuesto diálogo, asentimos sin comprender muy bien qué estamos aceptando. Una interacción (no comunicación) como ésta, conducirá cuando mucho, a tomar las mismas decisiones de siempre, ya que esta escasez de interacción impidió que aportáramos lo que sabíamos, lo que podíamos hacer, nuestros propios cuestionamientos e ideas que pudieran conducirnos por nuevos caminos de acción.
- Entender y empatizar: Nuevamente, las dos personas que se comunican, deben tener una intención de entender al otro y empatizar con su situación o forma de pensar. Si definimos la comunicación como un ejercicio que permite crear relaciones provechosas de largo plazo, que sean provechosas sólo se logrará cuando las dos personas obtienen algo de los acuerdos que se logren. A veces ofrecemos a otro algo que no le interesa y esto es un desperdicio de nuestra propia energía y esfuerzo o peor aún, cuando el otro no se siente comprendido, porque le dimos lo que consideramos bueno para él pero no lo que necesitaba o lo que pidió, abandona su interés por comunicar ahora y después.
- Proponer y debatir: En este punto empezamos a enriquecer la conversación, a partir de haber hecho bien los puntos anteriores. Apelemos a nuestra creatividad y a la consideración de opciones, de nuevo, sin pasar por los filtros de nuestras frustraciones y fracasos pasados o entusiasmos sin base real. Debatir con curiosidad experimental por los puntos de vista de los otros, filtrar las propuestas por los criterios adecuados nos conducirá a los mejores acuerdos, los que hagan mayor sentido a nuestra razón frente a la estrategia y desafíos. Las propuestas y el debate abierto promueven la participación antes de llegar a conclusiones y decisiones.
- Hacer acuerdos con fechas y responsables: Los puntos anteriores, nos debieron dar claridad mental, matices, riesgos y probabilidades de éxito. En este momento es en el que asignamos a consciencia deberes, responsabilidades y fechas. Es como hacer que los engranajes de la máquina encajen para ponerla a funcionar con el plan de que cada hito que cada quien cumple, sea una piedra más en el camino del éxito.
Con esta jornada de comunicación en mente, es como no debemos perdernos en conversaciones inocuas que no lleven al término feliz de obtener los resultados que queremos como equipo. Y no sobra resaltar que todo lo anterior, corresponde a una sola conversación. El éxito de la misma reside en el cumplimiento de todos con sus acuerdos y en la revisión periódica de estos cumplimientos y de los riesgos, con el fin de ajustar el camino originalmente previsto.
¡Felices conversaciones y feliz consecución de objetivos!
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