Conciliar mi tiempo entre las diferentes demandas del entorno y mi capacidad productiva, se parece a veces a la manipulación de los controles de audio de un sofisticado equipo para lograr la mejor combinación que produzca un sonido agradable, nítido y armonioso.
No sintonizar bien nuestras prioridades, nos pone con frecuencia en riesgos que van desde no cumplir, hasta cumplir con mucho sacrificio personal y a veces hasta de salud.
- Primero, tengo que tener en cuenta que mis capacidades física, mental e intelectual, tienen límites y por ello, no es viable trabajar durante largas horas por varias semanas al punto de extenuarme tanto, que deba dejar de trabajar otras semanas y no logre la anhelada productividad.
- Luego entran en este panorama las exigencias de nuestra empresa, como niveles de servicio de atención al cliente, parámetros de calidad y métricas de la unidad en que trabajamos.
- Y como si fuera poco, los números de mercado que nos califican como empresa rentable y valiosa, la amenaza externa que parece exigirnos todo para YA.
Y YA, no existe: ¡justo acaba de pasar!. Entonces, ¿cómo nos modulamos a nosotros mismos para cumplir con todo? ¿Cómo modulamos al entorno?
Sin duda, la sintonía entre las tres variables que establezco en nuestro imaginario (nosotros, nuestra empresa y el entorno) sería ideal para mantenernos en acción, cumpliendo y sobre todo, satisfechos. Y la falta de consonancia, sí nos intranquiliza y muchas veces nos conduce a resultados no deseados o peor aún, a lograr los resultados del negocio y del mercado a costa de nuestro balance de vida.
¿Qué podemos hacer? El remedio no es infalible. Pero sí podemos hacer reflexiones conscientes de nuestro momento, nuestra capacidad y lo que debemos cumplir, día a día y semana a semana.
He aquí algunas recomendaciones:
- ¿Qué tiempos de respuesta requieren los pendientes que tengo en mi mano hoy? ¿Cómo los he negociado? No tener acuerdos claros con mis compañeros, proveedores o clientes, me conduce bien a presionarme innecesariamente creando mi propia intranquilidad o a postergar una tarea que ameritaba saltar las prioridades de mis pendientes afectando el resultado de mi equipo.
- ¿Qué actividades generan valor hoy, para los objetivos que tengo para esta semana? Debería avanzar en un par de ellas. Esto suma a mis satisfacciones del día.
- ¿Qué actividades debo hacer para contribuir al desarrollo profesional y de las labores de otros en mi equipo? Estas deberán ser programadas de antemano y con cada persona, según la frecuencia requerida, haciendo un balance de impacto / urgencia / capacidad de la persona. No todas las personas y tareas necesitan la misma frecuencia y tipo de seguimiento y el buen uso del tiempo que hagamos ambos, depende de una valoración correcta que juntos hagamos de lo anterior.
- ¿Qué actividades propias requieren asignación de momentos específicos en la agenda? Estas pueden ir a la lista de pendientes que debo revisar a diario para ir incluyéndolas poco en mi plan de cada día. O puedo programarlas según su urgencia y el impacto que merecen dentro de mis objetivos.
- ¿Qué actividades no están dentro de mi responsabilidad o competencias? Estas las debo entregar a la brevedad posible a quien sí tiene injerencia en ellas. Es tan responsable con el grupo entregarlas para que fluyan, como con nosotros mismos, para no sobrecargarnos con las emociones de no avanzar en algo que no nos corresponde.
Son múltiples los factores a considerar para asignar prioridades a nuestras actividades. Por esto, la conciencia y decisión oportuna sobre cuándo hacerlas según el valor que agregan a los objetivos y según nuestra capacidad de respuesta, nos permite sintonizarnos en la frecuencia apropiada para lograr el mejor resultado con la mayor satisfacción.
Como dije antes, no estamos ante fórmulas mágicas, pero si practicamos lo sugerido con disciplina, avanzamos en la conquista de nuestros resultados con más satisfacción.